Avant l'avènement de la révolution numérique, la plupart des activités liées à l'entreprise, principalement la comptabilité financière, étaient effectuées à la main à l'aide d'un stylo, d'un crayon et de papier.
Même aujourd'hui, cette méthodologie traditionnelle appelée comptabilité manuelle est répandue parmi les entités commerciales et les entreprises.
Ce type de système comptable implique la tenue d'enregistrements de transactions sous la forme de livres et de journaux qui sont ensuite convertis manuellement en un ensemble de rapports financiers.
Il est important de noter qu'il n'y a pas de différence entre les idées derrière la comptabilité informatisée et la comptabilité manuelle. La seule différence est le support utilisé pour l'enregistrement et la comptabilité des transactions.
Qui utilise les systèmes de comptabilité manuelle ?
Toute entreprise ou organisation a besoin d'un système comptable efficace pour recueillir, stocker et maintenir ses informations financières.
Dans le monde numérique d'aujourd'hui, les entreprises ont le choix d'utiliser des systèmes comptables manuels ou informatisés ou les deux.
Cependant, lorsqu'il s'agit de petites ou de nouvelles entreprises, le système de comptabilité manuelle est davantage favorisé. C'est parce que:
Comment fonctionne la comptabilité manuelle ?
La comptabilité manuelle implique principalement l'utilisation des outils physiques suivants pour enregistrer et conserver les moindres détails des informations financières d'une entreprise.
Blocs de papier et Livres
En l'absence de feuilles de calcul et de logiciels comme principal mode de tenue des registres financiers, les comptables utilisent des blocs de papier et des livres avec des lignes et des colonnes.
En général, il y a quatre colonnes imprimées ou plus, chacune étant séparée par deux lignes consécutives descendant la feuille.
La première colonne à gauche du papier est affectée à l'écriture des dates. Par conséquent, la quantité d'espace laissée pour cette colonne est étroite.
Contrairement à cela, la deuxième colonne est utilisée pour noter les descriptions. En conséquence, le comptable fournit la plus grande quantité d'espace pour cette colonne.
Les montants des transactions et autres détails connexes tels que les ventes et les stocks, etc. sont notés dans les colonnes restantes.
Les blocs de papier sont souvent imprimés en papier blanc ou vert clair avec un espace pour noter chaque chiffre afin qu'aucun problème lié à l'écriture manuscrite ne se pose.
Journaux et grands livres
Ceux-ci sont utilisés pour noter le fonctionnement et les documents financiers finaux.
Les journaux et les grands livres soutiennent le processus de comptabilité manuelle en aidant le comptable à tenir des registres séparés pour différents types de transactions.
Par exemple, un ensemble de journaux peut être affecté à la comptabilité des ventes au comptant. En revanche, un autre groupe peut enregistrer la masse salariale.
Une fois que les transactions de ces comptes séparés sont calculées, les résultats sont ensuite combinés en une seule écriture de journal dans le grand livre de l'entité commerciale.
Avantages de la comptabilité manuelle
Même s'il s'agit d'un ancien système comptable, sa pertinence dans le monde contemporain n'est pas entièrement devenue superflue.
Inconvénients de la comptabilité manuelle
Malgré ses divers avantages, on ne peut nier que la comptabilité manuelle a des limites importantes.
