L'ordre du jour et les procès-verbaux sont utilisés lors des réunions officielles pour expliquer les documents commerciaux et les écrits. Ils expliquent précisément sur la réunion tenue dans le présent, le passé ou le futur. Les deux sont utilisés en anglais des affaires. L'ordre du jour et les procès-verbaux diffèrent par la période dans laquelle ils sont utilisés. Ils décrivent un calendrier préétabli d'une réunion officielle, d'un séminaire ou d'une présentation.
Ordre du jour vs procès-verbal
La différence entre l'ordre du jour et le procès-verbal est qu'ils diffèrent dans leur utilisation. L'ordre du jour explique le calendrier d'une réunion ou d'un séminaire, il donne un plan détaillé d'une réunion qui doit se tenir à l'avenir, tandis que le procès-verbal est un compte rendu écrit de ce qui s'est passé lors d'une réunion qui a eu lieu.
L'ordre du jour est fait pour avoir une idée claire de ce qui a été prévu pour une réunion. Il est préparé avant la tenue d'une réunion. Il comprend une liste de sujets qui seront discutés lors de la réunion. Le terme Agenda est utilisé pour les discussions d'affaires et dans notre vie de tous les jours lorsqu'il fait référence aux plans pour la journée à venir.
Les procès-verbaux font référence aux enregistrements officiels ou aux événements d'une réunion qui s'est terminée dans un court laps de temps. Il décrit ce qui s'est passé au cours d'une réunion et les décisions finalisées prises à la fin d'une réunion. Contrairement à l'ordre du jour, les procès-verbaux sont enregistrés après une réunion.
Tableau de comparaison entre l'ordre du jour et le procès-verbal
| Paramètres de comparaison | Ordre du jour | Minutes |
| Définition | L'ordre du jour est un calendrier préétabli qui décrit ce qui se passera lors d'une réunion, d'un séminaire ou d'une présentation. | Le procès-verbal est un enregistrement officiel de ce qui s'est passé et de ce qui a été décidé lors d'une réunion. |
| Délai | L'ordre du jour est préparé avant le début d'une réunion. | Un procès-verbal est rédigé dès la fin de la réunion. |
| Temps utilisé | Future Tense est utilisé lors de la préparation d'un ordre du jour. | Le passé est utilisé lors de la préparation des minutes. |
| Format | L'ordre du jour se présente sous la forme d'un pamphlet ou d'un avis, placé dans un dossier | Les procès-verbaux sont rédigés et remis sous forme de livret. |
| Ironie | L'ordre du jour sert de plan pour une réunion ou d'esquisse d'une réunion qui doit avoir lieu à l'avenir. | Les procès-verbaux servent de résumé d'une réunion, ce qui est très précieux. |
Qu'est-ce que l'ordre du jour ?
L'ordre du jour est préparé pour donner une vue courte et précise de ce qui se passera lors d'une réunion, qui abordera quel sujet et la liste des sujets qui seront discutés ainsi que leurs durées afin que l'orateur et les coordinateurs de la réunion aient un idée claire de l'objet de la réunion ainsi que de sa durée.
L'ordre du jour sera au futur car il est préparé à l'avance pour l'événement qui n'a pas encore eu lieu. Il est préparé officiellement pour aider l'invité d'honneur à se faire une idée précise de la réunion dans un court laps de temps. Les ordres du jour sont modifiés quand et où cela est nécessaire, la durée de la réunion peut être retardée ou terminée rapidement, ce qui ne va pas avec l'ordre du jour préparé.
L'agenda n'est pas seulement utilisé pour les réunions d'affaires et les séminaires, il est utilisé dans notre vie de tous les jours qui indique les choses prévues pour la journée à venir ou prévues pour être faites ou terminées d'ici la fin de la journée. L'ordre du jour semble aussi bien informel que formel, ce qui dépend de l'endroit où il est utilisé.
L'ordre du jour est préparé pour éviter le chaos pendant la réunion. Si une réunion a lieu sans ordre du jour approprié, elle reste coincée au milieu, ce qui est considéré comme un bateau sans direction essayant d'atteindre une destination. La planification aidera à la parfaite exécution de la tâche au bon moment. Ainsi, les ordres du jour forment la base d'une réunion ou d'un événement.
Qu'est-ce que le compte-rendu ?
Les procès-verbaux sont des enregistrements de ce qui s'est passé au cours d'une réunion ou d'un événement. Ils comprennent les problèmes évoqués, les décisions prises et les politiques proposées lors d'une réunion. Ils sont prêts à les enregistrer pour référence future. Bien que nous ayons beaucoup de support technique pour enregistrer une réunion ou un événement, les procès-verbaux sont un moyen formel d'enregistrer les événements.
Les procès-verbaux sont préparés à l'aide d'une série d'étapes. Il comprend une pré-planification, il est prévu de préparer le format des procès-verbaux à enregistrer. Puis il est enregistré pendant et à la fin de la séance. Il est écrit au passé car il est soumis à la fin d'un événement. Ensuite, le procès-verbal préparé est partagé avec les membres qui sont censés assister à la réunion.
Le procès-verbal d'une réunion ou d'un événement comprend la date et l'heure de l'événement. Cela inclut également les personnes présentes et absentes lors d'une réunion, les modifications apportées lors d'une réunion, les acceptations et les rejets, les votes pour une idée particulière, ainsi que leur négligence.
Les procès-verbaux constituent un document officiel des événements qui se sont produits au cours d'une session, ils sont enregistrés pour constituer la preuve de ce qui s'est réellement passé lors d'un événement. Les procès-verbaux sont examinés pour référence à la fin de l'événement. Ils sont enregistrés et documentés pour référence future.
Principales différences entre l'ordre du jour et le procès-verbal
Conclusion
L'agenda est une description précise de ce qui doit encore se passer dans un événement, il est pré-planifié et peut être modifié à tout moment en fonction de la durée de l'événement. Les minutes sont le résumé de ce qui s'est passé lors d'un événement ou d'une session, cela peut être sous forme écrite ou sous forme d'enregistrement vidéo.
L'ordre du jour est réduit au minimum dans une seule feuille ou deux, tandis que les minutes se présentent sous la forme d'un livret ou d'un formulaire vidéo. L'ordre du jour et les procès-verbaux sont utilisés dans les réunions et les sessions d'affaires ou officielles. L'agenda est également utilisé dans notre vie de tous les jours pour indiquer le plan de la journée à venir, les minutes ne sont pas très utilisées dans notre vie de tous les jours.
